1.选择合适的地点安装复印机，要注意防高温、防尘、防震、防阳光直射，同时要保证通风换气环境良好，因为复印机会产生微量臭氧。平时尽量减少搬动，要移动一定要水平移动，不可倾斜。为保证最佳操作至少应在机器左右各留出90厘米空间，背面留出13厘米的空间
2.应使用稳定的220伏交流电连接，国外机有的是110V的电压，一定要配220V转110V的变压器，并且使用专用插座，而不要与其他设备共用插座。
3.即使不使用，每天也要打开复印机保持开机半小时左右，使复印机内保持干燥，否则很容易内部受潮，导致卡纸等故障。
4.要保持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、不能有涂改液、手指印之类的斑点，否则会影响复印效果。如有污点，应使用软布物清洁玻璃。
5.提醒您在复印机工作过程中一定要在盖好上面的盖板，避免强光对眼睛的刺激。
6.如果您的复印稿件的背景有阴影或底灰，那么您的复印机的镜头上有可能进入了灰尘。此时，需要对复印机进行专业的清洁。
7.当复印机面板显示缺粉红灯信号时，用户就应及时更换新碳粉，否则可能造成复印机故障或产生加粉撞击噪音。更换新碳粉应先摇晃拍打碳粉盒数次，以使内部碳粉发布均匀。再按照安装说明安装操作。
8. 70％以上的卡纸原因都是因为使用纸张不当导致的。恒之博办公推荐使用80克复印纸。当添加复印纸前要先检查一下纸张是否干爽、洁净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。纸盘内的纸不能超过复印机所允许放置的厚度，请查阅手册来确定厚度范围。为了保持纸张干燥，建议在复印机纸盒内放置一盒干燥剂，每天用完复印纸后应将复印纸包好，放于干燥的柜子内。
9.下班时要关闭复印机开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去拉插电源插头，这样容易造成机器故障。
10.如果出现以下情况，建议您请立即关掉电源，并联系维修人员上门检修：
A、机器发出异响；
B、机器外壳变得过热；
C、机器被损伤；
D、机器被雨淋或内部进水。
E、出现需要维护的提示灯。